Sastanci pak na koje se dolazi bez dobre pripreme, nerijetko se pretvaraju u okupljanja gdje sudionici pričajući o svemu i svačemu, preskaču neke važne teme i ne donose zaključke. Takva potrošnja vremena i energije nema smisla.
Kako bi unaprijedili svoje sastanke i posao, potražili smo savjete iz prve ruke: Krešimira Rendulić, komunikacijska stručnjakinja i direktorica agencije Prorsus komunikacija savjetuje na što svakako trebate obratiti pažnju!
1/ Napišite poziv na sastanak
Poziv na sastanak treba sadržavati vrijeme, mjesto, dnevni red i sudionike sastanka. Vrijeme podrazumijeva ne samo početak, nego i kraj sastanka. Naime, i vama i drugima od koristi je informacija o trajanju sastanka. Zahvaljujući njoj svatko će lakše tog dana planirati ostale radne obveze.
Poziv na sastanak pošaljite na vrijeme. Poslati nekome poziv samo jedan dan prije sastanka smatra se nepristojnim. Cijenite tuđe vrijeme kao što cijenite svoje. Dakle, pokušajte poziv na važne sastanke slati tjedan dana unaprijed.
U poziv uključite dnevni red ili bar njegove najvažnije točke. Sudionike zamolite da se u skladu s dnevnim redom pripreme za sastanak. Zatražite ih i potvrdu dolaska na sastanak. Bez obzira na aplikacije poput WhatsAppa koje nam olakšavaju svakodnevnu komunikaciju, kod dogovaranja sastanaka budite konzervativni – koristite e-poštu.
2/ Držite se dnevnog reda
Dnevni red na sastanku je svojevrstan kompas. Omogućuje sudionicima da se drže točaka – tema sastanka, a ako se udalje od njih, jednostavno se na njih vraćaju. Poželjno je da jedna osoba vodi sastanak. Ta osoba treba znati što od koje teme želi dobiti, te u tom smjeru treba moderirati razgovor. Posljednja točka sastanka može biti ‘Ostalo’.
3/ Povežite sudionike s temama
Na sastancima su neke teme zajedničke svima, no događa se i da se nekih sudionika tiče samo dio tema. To treba uzeti u obzir i nakon svima zajedničkih tema prvo odraditi one vezane uz manjinu koje se ne tiče ostatak dnevnog reda. Ti sudionici sastanka nakon toga mogu otići i posvetiti se zadacima gdje će biti korisniji.
4/ Vodite bilješke
Kako biste se kvalitetno nadovezali na prijedloge drugih te odgovorili na njihove komentare, tijekom sastanka vodite bilješke. One će vam pomoći i pri izradi zapisnika sa sastanka.
5/ Donesite zaključke
Sastanak treba završiti jasnim zaključcima – tko što gdje kako i u kojem roku treba napraviti. Te zaključke treba jasno izreći te navesti u zapisniku sa sastanka.
Zapisnik treba čim prije nakon sastanka poslati svim sudionicima. Pozovite ih tada na iznošenje prigovora ili dopunu zapisnika, a ako ih nemaju, sudionici mogu prionuti na izvršavanje dodijeljenih zadataka. Time zapisnik postaje i polazišna točka za sazivanje idućeg sastanka te praćenje realizacije onoga što je dogovoreno.
Dodatna preporuka za kraj… Procijenite koji sastanci traže susret uživo, a koje možete odraditi putem Skypea, Zooma i drugih sličnih aplikacija. Svaki sastanak traži interakciju, pa je održavajte postavljajući pitanja i potpitanja.
U slučaju da se videosastanak pretvori u monolog, a sudionici imaju isključene kameru i mikrofon, velika je vjerojatnost da sastanak neće biti uspješan onoliko koliko bi trebao biti.
Imajte zato na umu staro komunikacijsko pravilo da je slušanje najmanje jednako vrijedno kao govorenje.